1/ Thực hiện công tác sự kiện nội bộ của Tổng công ty
- Tìm kiếm, làm việc với nhà cung cấp dịch vụ (đặt tiệc, hội nghị, sự kiện, du lịch…).
- Phối hợp, tham gia cùng các Bộ phận liên quan tổ chức các sự kiện lớn, nhỏ của Tổng công ty (Tiệc Tất niên/Tân niên, tiệc thân mật, lễ kỷ niệm và các hoạt động khác,...)
2/ Tiếp đón đối tác, công tác đối ngoại và lễ tân
- Tiếp đón tiếp, hướng dẫn khách, đối tác, đoàn công tác đến làm việc với Lãnh đạo Tổng công ty.
- Chuẩn bị hậu cần cho các buổi làm việc, ký kết, gặp gỡ: đặt hoa, chọn quà, nhà hàng, thực đơn, phương tiện di chuyển…
- Tiếp nhận – điều phối khách, sắp xếp phòng họp và không gian tiếp khách.
- Đảm bảo hình ảnh chuyên nghiệp, lịch sự trong mọi hoạt động tiếp khách.
3/ Thực hiện đặt vé máy bay, khách sạn, đặt phòng họp và công tác hậu cần
- Thực hiện đặt vé máy bay, tàu xe, khách sạn cho CBNV và đối tác khi có công tác.
- Sử dụng các các ứng dụng nội bộ để quản lý và đặt phòng họp.
- Chuẩn bị trang thiết bị, nước uống, tài liệu và các nhu cầu hậu cần cho các cuộc họp, sự kiện.
- Theo dõi và cập nhật danh mục nhà cung cấp dịch vụ liên quan đến công việc phụ trách.
- Thực hiện thanh toán chi phí tiếp khách, hội nghị, sự kiện và các khoản hành chính khác theo quy định.
4/ Xây dựng, cải tiến các quy chế, quy định, quy trình hành chính
- Tham gia rà soát, sửa đổi, bổ sung các quy chế, quy trình, chính sách hành chính.
- Thực hiện soạn thảo các văn bản hành chính như: Thông báo, Tờ trình, Công văn,... liên quan đảm bảo tính chính xác, hình thức và quy chuẩn văn bản của Tổng công ty.
5/ Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được giao
- Theo sự phân công của Quản lý Bộ phận và Trưởng phòng Hành chính.
- Hỗ trợ công việc hành chính phát sinh, các hoạt động nội bộ khi có yêu cầu.
1. Kiến thức, Kinh nghiệm, Kỹ năng chuyên môn
- Tốt nghiệp cao đẳng/đại học chuyên ngành hành chính, quản trị văn phòng, du lịch – khách sạn, truyền thông
- Thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel, PowerPoint).
- Số năm kinh nghiệm: 2 năm
2. Kỹ năng mềm
- Ngoại hình xinh đẹp, cao ráo (từ 1.65cm trở lên), độ tuổi từ 22-30. Tác phong chuyên nghiệp, giao tiếp khéo léo;
- Sắp xếp công việc khoa học, cẩn thận, chi tiết; xử lý tình huống linh hoạt;
- Biết cách lựa chọn, làm việc với nhà cung cấp, quản lý chi phí hiệu quả.
- Tinh tế trong thẩm mỹ (hoa, quà tặng, không gian sự kiện, sắp xếp tiệc, thực đơn…)
3. Yêu cầu khác (nếu có)
- Tinh thần trách nhiệm cao, chủ động, cẩn trọng, đáng tin cậy.
- Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc trong doanh nghiệp lớn hoặc tập đoàn.
